چرخه حسابداری در شرکت‌ ها | صفر تا 100 ثبت ها

1.     جمع آوری و تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی

نخستین قدم چرخه حسابداری، جمع‌آوری و ارزیابی رویدادهای مالی انجام‌شده در طول دوره حسابداری می‌باشد که در ادامه برخی از رایج‌ترین آن‌ها را مشاهده می‌کنید:

• هزینه‌ها (هزینه قبوض، حقوق و دستمزد، بیمه و …)
• پرداخت و دریافت بدهی‌ها و طلب‌ها
• درآمد حاصل از فروش
• دریافت و پرداخت اسناد مالی و چک
• دریافت نقد و بانک

2.     ثبت و انتقال رویدادهای مالی به دفتر روزنامه

در قدم بعدی فرآیند ثبت و انتقال رویدادهای مالی به دفتر روزنامه آغاز می‌شود. این ثبت‌ها به ترتیب زمان ثبت اولیه به دفتر روزنامه وارد شده و مستندسازی می‌شوند. ثبت دفتر روزنامه خود دارای قواعد و شرایط خاصی بوده که در سایر مقالات به آن‌ها اشاره خواهیم داشت. برخی از این قوانین عبارتند از:

• درج شماره سند و استناد به آن
• ثبت رویدادها به ترتیب تاریخ ثبت
• استفاده از دفاتر قانونی دارای پلمپ
• ثبت رویدادهای مالی در بازه زمانی مقرر
• عدم استفاده از خودکار رنگی و قرمز
• عدم استفاده از مداد، لاک غلط‌گیر و …
• عدم خط‌خوردگی و وجود آثار ویرایش و اصلاح

3.     انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل

پس از آن که اطلاعات (به ترتیب تاریخ، ذکر بدهکار یا بستانکار بودن) به دفتر روزنامه وارد شد، می‌بایست اطلاعات مربوطه را به دفتر کل انتقال دهیم. در حین انجام این مرحله که شباهت‌های زیادی به مرحله پیشین دارد، تمامی رویدادهای مالی بر اساس حساب‌ها تفکیک می‌شوند. ملاحظات مربوط به استفاده از این دفتر نیز شباهت بسیاری با دفتر روزنامه دارد.

4.     تهیه تراز آزمایشی و تحلیل آن

تراز آزمایشی گزارشی است که مانده‌های حساب دفتر کل را در دوره معین و در 2 ستون بدهکار و بستانکار ثبت و بررسی می‌کند. هدف کلی این مرحله بررسی صحت محاسبات و تطابق جمع ستون‌ها و تراز بودن اطلاعات می‌باشد. نحوه تهیه تراز آزمایشی به طور خلاصه به شرح زیر می‌باشد:

1. ثبت و جمع تمامی مانده‌های بدهکار موجود در دفتر کل
2. ثبت و جمع تمامی مانده‌های بستانکار موجود در دفتر کل

در قدم آخر می‌بایست بررسی کنیم که آیا معادله اساسی حسابداری (دارایی=بدهی+سرمایه) برقرار است یا خیر.

5.     تحلیل و اصلاح حساب های موردنظر

در این مرحله حیاتی از چرخه حسابداری شرکت های بازرگانی ، از طریق تحلیل دقیق مانده حساب‌ها، هرگونه مغایرت یا خطای احتمالی کشف و برطرف می‌شود. این فرآیند با فرآیند مقایسه و تطبیق ستون‌های بدهکار و بستانکار (تراز آزمایشی) آغاز می‌شود، مراحل زیر را شامل می‌گردد:

• شناسایی مغایرت‌ها و ناهنجاری‌ها: عدم تراز آزمایشی، به معنای وجود خطا در ثبت رویدادهای مالی می‌باشد.
• اقدامات اصلاحی: در صورت وجود ناترازی، به سوابق دفتر روزنامه مراجعه کرده و از طریق تحلیل رویدادهای ثبت شده، بر اساس قواعد و چارچوب‌های حسابداری، خطای موجود را کشف و اصلاح می‌کنیم.

6.     انتقال موارد اصلاح شده به دفتر روزنامه

خطاهای اصلاح شده در مرحله فوق، می‌بایست در دفتر روزنامه ثبت و تصحیح شوند. به همین جهت می‌بایست با دقت خطاها را اصلاح کرده و اقدامات لازم جهت تطبیق حساب‌ها انجام شوند.

7.     تهیه و ساخت صورت های مالی

پس از اتمام مراحل فوق نوبت به تهیه صورت‌های مالی (صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت وجوه نقد) فرا می‌رسد. این صورت‌ها نمایانگر مسیر حرکت پول در سازمان یا شرکت بوده و نشان می‌دهند که پول و وجوه نقد از طریق چه مسیرهایی به شرکت وارد شده و در راستای چه اهدافی به مصرف رسیده‌اند.

8.     بستن حساب های موقت و تهیه تراز آزمایشی اختتامیه

در پایان دوره مالی، می‌بایست حساب‌ها موقت ازجمله درآمدها، هزینه‌ها، برداشت‌ها را صفر کنیم تا عملکرد حقیقی دوره مشخص شود. این کار نیز با انتقال داده‌های مانده حساب‌های موقت به یک حساب دائم (حساب سود و زیان) و انجام صورت تغییرات سرمایه انجام می‌پذیرد.

در پایان این معادلات نیز سود پایان دوره به دست می‌آید. در قدم آخر نیز از طریق وضع ترازنامه و بررسی حساب‌های بدهکار و بستانکار و بررسی تساوی بودن دو طرف معامله، آخرین مرحله از چرخه حسابداری را تکمیل می‌کنیم